En los últimos años, la normativa sobre facturación ha cambiado más que en la década anterior. Facturación electrónica, requisitos antifraude, integridad de registros, conservación de datos… son obligaciones que ya no se pueden resolver con un Excel ni con un programa antiguo que nadie mantiene. Esta guía resume los puntos clave que cualquier pyme debería revisar en su software de facturación.
Integridad e inalterabilidad de los registros
La normativa exige que las facturas emitidas no puedan modificarse a posteriori sin dejar rastro. El sistema debe registrar quién emite cada factura, cuándo y bajo qué versión, y debe impedir cambios silenciosos.
Un programa que permite reescribir una factura sin trazabilidad es directamente incompatible con los requisitos actuales.
Trazabilidad completa del proceso comercial
No basta con poder emitir facturas. El sistema debería enlazarlas con presupuestos, pedidos, albaranes y cobros. Esa trazabilidad es lo que permite responder a una revisión, justificar un asiento contable o reconstruir un periodo.
Si la facturación vive aislada del resto de la operativa, cualquier auditoría se complica.
Facturación electrónica entre empresas
La facturación electrónica B2B va a ser obligatoria para un volumen creciente de empresas en España. El software debe ser capaz de emitir y recibir facturas en formato estructurado, comunicarse con plataformas autorizadas y conservar las facturas durante el tiempo legalmente establecido.
No es solo enviar un PDF: implica formatos como Facturae, mensajes de aceptación o rechazo y mecanismos de validación.
Sistemas verificables y envío a la AEAT
Las nuevas obligaciones relacionadas con sistemas informáticos de facturación (popularmente conocidas como Verifactu) introducen requisitos adicionales: identificación inequívoca de cada factura, encadenamiento de registros, posibilidad de envío a la Agencia Tributaria y declaración responsable del fabricante o desarrollador.
Una pyme debería tener claro si su software está preparado para estas obligaciones o si depende de actualizaciones que aún no han llegado.
Conservación y consulta de la información
Las facturas y la información de soporte deben conservarse durante el plazo legal, accesibles para consulta. El sistema debe permitir copias de seguridad, exportaciones y búsquedas rápidas, no depender de un disco duro local ni de una persona concreta.
Este punto es especialmente relevante cuando se cambia de software o de partner: la información debe poder migrar sin pérdida.
Checklist rápido para vuestra empresa
¿Las facturas emitidas son inalterables y mantienen un registro de cambios?
¿Cada factura está enlazada con el pedido, el albarán y el cobro correspondientes?
¿El sistema puede emitir y recibir facturas electrónicas en formato estructurado?
¿Vuestro proveedor tiene un plan claro para las nuevas obligaciones (Verifactu, facturación B2B)?
¿Podéis consultar y exportar la información histórica con facilidad?
Si la mayoría de respuestas son “no” o “no estoy seguro”, conviene revisar el software de facturación.
Preguntas frecuentes
¿Mi programa actual sirve para la facturación electrónica obligatoria?+
Depende del fabricante. Soluciones como a3ERP o SAP Business One están adaptando sus módulos. Si trabajáis con un software a medida o muy antiguo, conviene revisarlo cuanto antes.
¿Tengo que cambiar de ERP para cumplir con Verifactu?+
No necesariamente. En muchos casos basta con actualizar y configurar correctamente el software actual. En otros, sí tiene sentido valorar un cambio de plataforma.
¿Cómo puedo saber si mi sistema cumple?+
El primer paso es pedir a vuestro partner una declaración clara sobre el estado del software frente a la normativa. Si no obtenéis una respuesta concreta, es momento de buscar una segunda opinión.
